Pada kesempatan kali ini kita akan menmbahas secara detail dari artikel mengenai proses mendapatkan sertifikasi ISO 9001.
Tahapan Sertifikasi ISO ini secara umum dapat diterapkan pada semua Sistem Manajemen. Baik itu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001 atau yang lainnya.
Apa saja Tahapan mulai dari awal hingga akhir yang dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO:
Menetapkan Komitmen memperoleh Sertifikasi ISO
Komitmen dari top manajemen atau pimpinan tertinggi pada Perusahaan atau organisasi merupakan kunci keberhasilan dari penerapan standar ISO. Top manajemen pada sebuah Perusahaan bisa seorang Direktur atau Pimpinan Perusahaan, sedangkan pada organisasi maka Tom Manajemen merupakan Ketua Yayasan atau pimpinan tertinggi dalam organisasi tersebut.
Top manajemen tersebut harus dapat memahami tujuan pentingnya sertifikasi ISO dan memahami konsekuensi dari yang harus dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO. Konsekuensi inilah yang harus dipastikan terpenuhi dengan Pernyataan Komitmen secara tertulis oleh Top Manajemen.
Top manajemen juga harus memahami tanggung jawab yang harus dipenuhi seluruh proses dan dipersyaratkan dalam standar ISO. Top Manajemen juga harus memastikan bahwa seluruh kebijakan dan sistem manajemen difahami seluruh tim dan dipatuhi.
Top Manajemen mengerti mengenai Prinsip-Prinsip dalam penerapan ISO, misalkan 7 Prinsip ISO 9001 yang harus dimengerti oleh Pimpinan Perusahaan atau organisasi yang ingin menerapkan dan mendapatkan sertifikasi ISO 9001
Realisasi dari Komitmen Top Manajemen, diantaranya:
1. Menyiapkan Sumber Daya
Sumber daya yang dibutuhkan oleh Perusahaan atau organisasi dalam Upaya pemenuhan persyaratan ISO untuk memperoleh sertifikasi ISO harus dipastikan terpenuhi. Sumber daya yang dibutuhkan terkait dengan sumber daya manusia, peralatan dan infrastruktur. Lalu bagaimana Langkah persiapan pemenuhan semberdaya ini. Berikut Langkah-langkahnya.
a. Sumber Daya Manusia
Membentuk Tim
Sebuah tim yang terdiri dari berbagai bagian dalam organisasi harus dibentuk untuk mengelola dan menerapkan sertifikasi ISO. Tim ini biasanya dipimpin oleh seorang Manajer Mutu atau Manajer Sistem Manajemen, dan anggotanya berasal dari berbagai departemen yang berhubungan langsung dengan implementasi sistem manajemen mutu.
Melaksanakan Pelatihan
Pelatihan diperlukan untuk memastikan bahwa semua karyawan memahami standar ISO yang ingin diterapkan, peran dan tanggung jawab mereka, serta bagaimana sistem manajemen akan diterapkan. Pelatihan ini juga termasuk pelatihan audit internal dan pemahaman dasar mengenai kebijakan dan sasaran mutu.
Menetapkan Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
Top Manajemen juga harus memastikan bahwa seluruh tim yang terlibat telah ditetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
b. Menyiapkan Peralatan dan Infrastruktur
Identifikasi Kebutuhan
Perusahaan melakukan identifikasi kebutuhan peralatan dan infrastruktur yang akan menunjang kegiatan operasional Perusahaan atau organisasi. Identifikasi ini bisa berdasarkan bisnis proses yang telah ditetapkan.
Melakukan pengadaan
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan peralatan dan infrastruktur, kemudian dilakukan pengadaan. Kegiatan atau proses pengadaan harus sesuai dengan alur yang telah ditetapkan
Melakukan pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan peralatan dan infrastruktur harus dipastikan dilaksanakan. Hal ini akan sangat perpengaruh terhadap kegiatan operasional Perusahaan.
2. Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Top Manajemen harus menetapkan Kebijakan mutu yang mencerminkan visi dan misi perusahaan atau organisasi.
Kebijakan Mutu
Kebijakan ini akan menjadi panduan bagi seluruh karyawan dalam bekerja dan berhubungan dengan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.
Sasaran Mutu
Sasaran mutu harus terukur, spesifik, dan dapat dihubungkan dengan peningkatan kualitas di seluruh bagian organisasi.
3. Menyusun dan Menetapkan Dokumen ISO
Penyusunan dan penetapan dokumen ISO adalah langkah penting untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu di organisasi sesuai dengan standar yang berlaku, misalkan standar ISO 9001.. Dokumen yang dibuat harus mematuhi persyaratan yang ditetapkan dalam standar ISO untuk memberikan kerangka kerja yang konsisten bagi karyawan dalam menjalankan proses dan prosedur yang berkaitan dengan kualitas. Berdasarkan tingkatannya, dokumen ISO terbagi menjadi beberapa bagian utama:
Manual Mutu:
Dokumen ini berfungsi sebagai panduan utama dalam penerapan sistem manajemen mutu. Manual mutu mencakup kebijakan kualitas, tujuan organisasi, dan komitmen terhadap kepuasan pelanggan.
Prosedur Mutu:
Prosedur ini merinci langkah-langkah operasional dan tanggung jawab di dalam organisasi untuk memastikan bahwa setiap proses dijalankan sesuai standar kualitas yang telah ditentukan.
Instruksi Kerja:
Instruksi kerja adalah panduan rinci yang menjelaskan tugas-tugas spesifik bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka. Ini membantu memastikan bahwa semua pekerjaan dilakukan secara konsisten sesuai standar.
Formulir:
Formulir digunakan untuk mencatat hasil-hasil dan data yang dihasilkan selama proses, sebagai bukti bahwa persyaratan mutu telah dipenuhi.
4. Menerapkan Dokumen ISO yang Telah Dibuat dan Ditetapkan
Pada tahap ini, top manajemen memastikan bahwa seluruh karyawan menerapkan sistem manajemen mutu sesuai dengan dokumen ISO yang telah ditetapkan. Penerapan ini melibatkan seluruh kegiatan operasional perusahaan atau organisasi. Penerapan yang menjadi bagian penting dan tidak boleh terlewatkan diantaranya adalah:
Melaksanakan Audit Internal persiapan Sertifikasi ISO
Audit internal dilakukan untuk mengevaluasi sejauh mana sistem manajemen mutu telah diterapkan dan mematuhi standar ISO. Audit ini membantu menemukan ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki sebelum audit eksternal dilakukan oleh badan sertifikasi.
Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen
Rapat tinjauan manajemen dilakukan untuk menilai kembali kinerja sistem manajemen mutu berdasarkan hasil audit internal, umpan balik pelanggan, dan kinerja mutu secara keseluruhan. Manajemen perlu memastikan sistem yang diterapkan efektif dan berkelanjutan sebelum menjalani audit eksternal.
Penjelasan lebih detail mengenai Tahapan Sertifikasi ISO dapat dibaca pada artikel mengenai Langkah-langkah penerapan ISO berdasarkan Prinsip PDCA