Proses Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001 -

Sertifikasi ISO 9001:2015 merupakan standar Sistem Manajemen Mutu yang diakui secara global di dunia internasional. Sertifikat ISO 9001 ini juga menjadi bukti nyata bahwa Perusahaan yang telah melakukan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan melakukan audit internal serta tinjauan kaji ulang manajemen, yang mana ketiga hal tersebut merupakan syarat wajib bagi Perusahaan sebelum mengajukan Proses Sertifikasi ISO 9001. Pada kesempatan ini kami akan menjelaskan langkah-langkah penting yang harus dilakukan Perusahaan untuk proses mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015.

1. Pemahaman Dasar Tentang ISO 9001:2015

Sebelum memulai proses sertifikasi, sangat penting bagi pemilik usaha untuk memahami secara mendalam apa itu ISO 9001:2015 dan bagaimana standar ini dapat diterapkan dalam bisnis mereka. ISO 9001:2015 adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada peningkatan berkelanjutan dan kepuasan pelanggan melalui pengelolaan proses yang efektif. Penerapannya melibatkan seluruh aspek operasi perusahaan, mulai dari manajemen hingga produksi dan layanan pelanggan.

Manfaat dari Sertifikasi ISO 9001:2015:

Meningkatkan efisiensi operasional.
Meningkatkan kepuasan pelanggan.
Memberikan keunggulan kompetitif.
Memperkuat citra perusahaan di mata stakeholder.

2. Evaluasi Kesiapan Bisnis

Sebelum melangkah lebih jauh, pemilik usaha perlu mengevaluasi kesiapan bisnis mereka untuk sertifikasi. Hal ini mencakup penilaian terhadap proses yang ada, sumber daya manusia, dan infrastruktur teknologi. Langkah ini membantu perusahaan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan agar sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

Tips evaluasi kesiapan:

Lakukan analisis SWOT untuk menilai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.
Identifikasi proses bisnis utama yang memengaruhi kualitas produk atau layanan.
Pastikan manajemen puncak berkomitmen terhadap penerapan ISO.

3. Menyusun Tim pendukung Sertifikasi ISO 9001

Sertifikasi ISO 9001:2015 memerlukan kolaborasi dari berbagai departemen di dalam perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk membentuk tim implementasi yang akan bertanggung jawab dalam memastikan penerapan sistem manajemen mutu. Tim ini harus mencakup manajer dari setiap departemen kunci dan dipimpin oleh seseorang yang memiliki pengetahuan tentang ISO 9001:2015 atau pengalaman dalam implementasi standar kualitas.

Tugas tim implementasi:

Menyusun rencana kerja untuk penerapan ISO.
Mengkoordinasikan pelatihan bagi staf.
Mengelola dokumentasi dan pemantauan kinerja mutu.

4. Pelatihan dan Sosialisasi Karyawan

Agar penerapan ISO 9001:2015 berhasil, semua karyawan harus memahami pentingnya standar ini dan peran mereka dalam menjaga mutu. Pelatihan dan sosialisasi di seluruh perusahaan menjadi langkah penting untuk memastikan setiap individu mengetahui proses dan prosedur yang relevan.

Poin penting pelatihan:

Sosialisasi dasar ISO 9001:2015 dan manfaatnya.
Prosedur operasional standar (SOP) baru yang perlu diikuti.
Penggunaan alat pengukuran mutu dan audit internal.

5. Menyusun Dokumen Sistem Manajemen Mutu Sertifikasi ISO 9001

Dokumentasi yang baik adalah salah satu syarat utama untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015. Setiap proses kunci dalam perusahaan harus terdokumentasi dengan jelas, termasuk kebijakan mutu, prosedur, instruksi kerja, dan catatan mutu. Dokumentasi ini tidak hanya menjadi panduan bagi karyawan, tetapi juga menjadi bukti bahwa perusahaan memenuhi persyaratan ISO.

Dokumen yang perlu disusun:

Manual Mutu.
Kebijakan Mutu.
Prosedur Operasional Standar (SOP).
Instruksi kerja.
Formulir dan catatan mutu.

6. Implementasi Sistem Manajemen Mutu

Setelah seluruh dokumen dan prosedur selesai disusun, langkah selanjutnya adalah menerapkan sistem manajemen mutu di seluruh perusahaan. Pada tahap ini, perusahaan mulai menjalankan semua proses sesuai dengan standar ISO 9001:2015. Ini melibatkan pengawasan dan evaluasi terus-menerus terhadap implementasi untuk memastikan bahwa semua prosedur diikuti dengan benar.

Fokus implementasi:

Pastikan semua prosedur dipatuhi di setiap level.
Lakukan audit internal secara berkala.
Terapkan tindakan perbaikan segera jika terjadi ketidaksesuaian.

7. Audit Internal dan Tindakan Perbaikan

Sebelum mengajukan sertifikasi, perusahaan harus melakukan audit internal untuk menilai efektivitas penerapan sistem manajemen mutu. Audit internal ini membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan memastikan bahwa perusahaan siap untuk audit eksternal.

Langkah dalam audit internal:

Menunjuk auditor internal yang kompeten.
Melakukan penilaian terhadap setiap departemen dan proses.
Menyusun laporan audit dan mengambil tindakan perbaikan terhadap temuan audit.

8. Mengajukan Proses ke Lembaga Sertifikasi ISO 9001

Setelah yakin bahwa semua proses telah sesuai dengan standar ISO 9001:2015, perusahaan dapat mengajukan sertifikasi ke badan sertifikasi yang diakui. Badan sertifikasi akan melakukan audit eksternal untuk menilai apakah perusahaan memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan dalam ISO 9001:2015.

Proses audit eksternal:

Audit tahap pertama (tinjauan dokumen dan kesiapan organisasi).
Audit tahap kedua (penilaian penerapan sistem di seluruh perusahaan).
Penilaian oleh auditor terhadap kepatuhan terhadap persyaratan ISO.

9. Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015

Jika perusahaan dinyatakan memenuhi persyaratan oleh badan sertifikasi, sertifikasi ISO 9001:2015 akan diberikan. Sertifikat ini biasanya berlaku selama tiga tahun, dengan audit pengawasan yang dilakukan setiap tahun untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan.

10. Pemeliharaan Sertifikasi ISO 9001:2015

Setelah memperoleh sertifikasi, perusahaan harus terus memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu. Audit pengawasan tahunan akan dilakukan oleh badan sertifikasi untuk memastikan bahwa perusahaan masih mematuhi standar yang telah ditetapkan. Jika perusahaan terus meningkatkan sistem mutu, sertifikasi dapat diperbarui setelah tiga tahun.

Fokus pemeliharaan sertifikasi:

Melakukan perbaikan berkelanjutan.
Menghadapi audit pengawasan dengan baik.
Mengidentifikasi peluang peningkatan mutu secara proaktif.

Kesimpulan

Demikian penjelasan singkat mengenai Proses Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001. Penjelasan lebih detail mengenai langkah-langkah penerapan ISO 9001 untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001 silakan membaca artikel terkait di bawah ini.