Internal audit adalah salah satu elemen penting dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001:2015. Audit ini memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan, sekaligus menjadi sarana untuk menemukan peluang perbaikan. Artikel ini akan menjelaskan komponen penting checklist internal audit ISO 9001:2015, lengkap dengan penjelasan setiap klausul utama yang diaudit.
Apa itu Checklist Internal Audit ISO 9001:2015?
Checklist internal audit ISO 9001:2015 adalah dokumen yang berisi daftar pertanyaan atau poin pemeriksaan yang dirancang untuk menilai sejauh mana organisasi mematuhi standar ISO 9001:2015. Checklist ini mencakup semua klausul dalam standar, mulai dari konteks organisasi hingga perbaikan berkelanjutan. Tim Auditor Internal harus memiliki pemahaman mengenai standar ISO 9001:2015 sebelum melakukan kegiatan audit.
Manfaat Checklist Internal Audit ISO 9001:2015
- Standarisasi Proses Audit: Checklist memastikan semua aspek yang relevan telah dievaluasi secara konsisten.
- Identifikasi Ketidaksesuaian: Membantu auditor menemukan ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti.
- Dokumentasi yang Rapi: Checklist berfungsi sebagai dokumen bukti audit yang mempermudah pelaporan hasil.
- Peningkatan Berkelanjutan: Checklist memfasilitasi identifikasi peluang perbaikan.
Komponen Utama Checklist Internal Audit ISO 9001:2015
1. Konteks Organisasi (Klausul 4)
- Memahami Pihak yang Berkepentingan:
- Apakah organisasi telah mengidentifikasi pihak berkepentingan yang relevan dengan SMM?
- Apakah ada evaluasi terhadap kebutuhan mereka?
- Menentukan Ruang Lingkup SMM:
- Apakah ruang lingkup mencakup semua layanan dan produk yang relevan?
- Apakah organisasi menjelaskan pengecualian terhadap persyaratan tertentu?
2. Kepemimpinan (Klausul 5)
- Kepemimpinan dan Komitmen:
- Apakah manajemen puncak menunjukkan komitmen terhadap SMM?
- Kebijakan Mutu:
- Apakah kebijakan mutu diterapkan dan dikomunikasikan kepada semua karyawan?
- Tanggung Jawab dan Wewenang:
- Apakah tanggung jawab telah didistribusikan dengan jelas?
3. Perencanaan (Klausul 6)
- Tindakan Mengatasi Risiko dan Peluang:
- Apakah risiko dan peluang telah diidentifikasi dan dikelola?
- Apakah tindakan yang direncanakan proporsional dengan dampaknya terhadap mutu?
- Sasaran Mutu:
- Apakah sasaran mutu terukur, relevan, dan dipantau?
4. Pendukung (Klausul 7)
- Sumber Daya:
- Apakah sumber daya yang diperlukan untuk implementasi SMM tersedia?
- Kompetensi:
- Apakah kompetensi personel telah ditentukan dan dipenuhi?
- Informasi Terdokumentasi:
- Apakah dokumentasi dipelihara sesuai dengan persyaratan ISO 9001?
5. Operasi (Klausul 8)
- Perencanaan Operasional:
- Apakah organisasi merencanakan proses untuk memastikan kesesuaian produk dan layanan?
- Identifikasi dan Ketertelusuran:
- Apakah status produk dapat diidentifikasi selama produksi?
6. Evaluasi Kinerja (Klausul 9)
- Pemantauan dan Pengukuran:
- Apakah organisasi memantau kinerja SMM secara efektif?
- Audit Internal:
- Apakah audit internal dilakukan sesuai jadwal?
- Apakah hasil audit digunakan untuk perbaikan sistem?
7. Perbaikan (Klausul 10)
- Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan:
- Apakah ketidaksesuaian dicatat dan diatasi?
- Perbaikan Berkelanjutan:
- Apakah organisasi memiliki rencana untuk terus meningkatkan efektivitas SMM?
Contoh Checklist Internal Audit ISO 9001:2015
| No | Klausul | Pertanyaan | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 4.2 | Apakah organisasi telah mengidentifikasi pihak berkepentingan yang relevan? | Ya/Tidak | |
| 2 | 5.1 | Apakah manajemen puncak menunjukkan komitmen terhadap kebijakan mutu? | Ya/Tidak | |
| 3 | 7.2 | Apakah kompetensi personel sesuai dengan persyaratan pekerjaan mereka? | Ya/Tidak | |
| 4 | 8.5.2 | Apakah status produk dapat diidentifikasi selama proses produksi? | Ya/Tidak | |
| 5 | 9.2.1 | Apakah audit internal dilakukan secara terjadwal dan terdokumentasi? | Ya/Tidak |
Kesimpulan
Checklist internal audit ISO 9001:2015 adalah alat penting dalam memastikan bahwa semua persyaratan standar telah dipenuhi. Dengan menggunakan checklist ini, organisasi dapat menjaga kualitas proses mereka, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu. Artikel ini memberikan gambaran lengkap tentang bagaimana checklist digunakan, sekaligus memberikan contoh praktis untuk memulai audit internal yang sukses.
Anda dapat menyesuaikan checklist sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi, memastikan bahwa semua aspek SMM diperiksa secara menyeluruh.
Sumber : bsn.go.id