1. Customer Focus.
7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001 yang pertama adalah Fokus Pelanggan adalah prioritas utama dari Sistem Manajemen Mutu. Bentuk aplikasinya adalah dengan memberikan semua kebutuhan yang melebihi harapan Customer untuk ketercapaian kepuasan pelanggan. Sehingga keberlangsungan hidup perusahaan akan terjamin dalam jangka waktu yang panjang.
- Identifikasi peraturan terkait dengan kegiatan perusahaan atau organisasi dan memenuhinya.
- Identifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan
- Tentukan Sasaran Organisasi sesuai dengan harapan pelanggan
- Komunikasikan sasaran organisasi dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi
- Analisa Tingkat kepuasan pelanggan dan lakukan tindakan perbaikan berkelajutan.
- Selalu melakukan komunikasi dengan pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.
2. Leadership.
Kepemimpinan dalam sebuah organisasi memiliki peranan yang sangat penting. Pimpinan memiliki peran sebagai pelatih yang memiliki target sesuai sasaran perusahaan melalui pemberdayaan karyawan, pembuat keputusan berdasarkan data dan fakta (decision maker) serta membuat standard sistem manajemen perusahaan yang diwariskan untuk genarasi berikutnya.
- Pastikan bahwa setiap karyawan memahami peran dan fungsinya masing-masing.
- Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan memberikan semangat kepada semua karyawan agar memberikan dukungan yang optimal kepada organisasi.
- Memenuhi kebutuhan internal perusahaan atau organisasi, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya yang mendukung kegiatan perusahan atau organisasi.
- Menetapkan Visi dan Misi yang jelas dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan.
3. Engagement of People.
Keterlibatan Karyawan dalam proses dan sitem sangat dapat memberikan nilai lebih kepada Customer akan lebih mudah bila didukung oleh personal yang kompeten, mampu diberdayakan dan terlibat di semua tingkatan di seluruh Perusahaan. Bentuk aplikasinya adalah dengan mempromosikan pendekatan proses dan pentingnya kontribusi setiap tingkatan di Perusahaan.
- Pastikan setiap karyawan memahami dan melaksanakan tugas, tanggungjawab dan wewenangnya sesuai dengan job description yang telah ditetapkan.
- Tingkatkan kompetensi karyawan dengan pelatihan-pelatihan yang dapat mendukung peran dan tugasnya.
- Kembangkan budaya penyelesaian masalah bersama dan peyelesaian masalah pada akarnya.
4. Process Approach.
Pendekatan Proses adalah pendekatan yang paling tepat dan direkomendasikan oleh ISO. Sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan di perusahaan bukan dibuat berdasarkan pendekatan departemen, akan tetapi berdasarkan proses murni yang ada di perusahaan dengan melibatkan seluruh pihak yang terkait.
- Tetapkan alur proses yang sesuai dengan bisnis atau kegiatan perusahaan atau organsasi.
- Jabarkan secara detail setiap proses yang telah ditetapkan pada alur proses perusahaan atau organisasi (business process mapping).
- Menganalisa dan mengukur kunci kemampuan dan aktivitas-aktivitas.Tentukan Key Performance Indicator) dari setiap.
- Lakukan identifikasi proses dan tentukan dampak resikonya.
5. Improvement.
Peningkatan sebuat perusahaan atau organisasi adalah tujuan dari penerapan Sistem Manajemen Mutu. Bentuk aplikasinya adalah dengan selalu melakukan perubahan melalui peningakatan berkelanjutan baik internal dan eksternal yang disesuaikan dengan iklim perubahan terkini. Sehingga perusahaan akan selalu siap menghadapi persaingan dengan para kompetitor.
- Tentukan Sasaran Mutu Perusahaan atau Organisasi.
- Rumuskan bagaimana melakukan evaluasi pencapaian Sasaran dan Kinerja Proses
- Lakukan perbaikan yang efektif dan berkelanjutan terhadap produk, proses dan Sasaran Mutu.
- Tingkatkan kompetensi karyawan dengan pelatihan yang sesuai.
6. Evidence Based Decision Making.
Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap hasil tindakan perbaikan. Bentuk aplikasinya adalah setiap menetapkan kesimpulan dari sebuah permasalahan ditetapkan berdasarkan analisis fakta dan data yang diperoleh selama melakukan analisa. Sehingga keputusan yang diambil akan menghasilkan keputusan yang produktif dan tepat sasaran.
- Lakukan analisa data untuk menentukan tindakan yang efektif dalam mengatasi masalah.
- Memastikan data yang dilakukan analisa akurat dan sesuai dengan fakta.
- Bandingkan hasil analisa dengan tindakan perbaikan sebelumnya sebagai benchmark atas tindakan yang ingin dilakukan.
7. Relationship Management.
Hubungan Manajemen dengan pihak-pihak yang berkepentingan sangat diperlukan untuk mempertahankan kesuksesan sebuah organisasi
- Lakukan Analisa Keluasan Pelanggan sebagai masukan peningkatan kualitas produk dan layanan.
- Identifikasi pemasok dan lakukan seleksi secara tepat terhadap para calon pemasok.
- Lakukan Evaluasi Pemasok (Analisa Kinerja Supplier) secara berkala dan komunikasikan hasilnya kepada para pemasok sebagai masukan mereka untuk melakukan peningkatan kualitas.
- Berikan masukan dan saran perbaikan kepada para pemasok jika perlu tingkatkan kemampuan pemasok dengan pelatihan.
Artikel Terkait
8 Prinsip Manajemen Mutu